Pemerintah tetap konsisten untuk melakukan penghematan keuangan negara, khususnya terkait dengan pembatasan rapat di luar kantor. Kebijakan yang semula dituangkan dalam Surat Edaran Menteri PANRB No. 11/2014, ditingkatkan menjadi Peraturan Menteri PANRB tentang Pedoman Pembatasan Pertemuan/Rapat di Luar Kantor dalam Rangka Peningkatan Efisiensi dan Efektivitas Kerja Aparatur.

 

Menteri  Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Yuddy Chrisnandi menegaskan, pedoman ini mengatur kriteria yang bersifat umum dan merupakan acuan bagi seluruh instansi penyelenggara pemerintahan. “Rapat di luar kantor dapat dilaksanakan secara selektif dan harus memenuhi berbagai kriteria. Selain itu, harus memenuhi ketentuan akuntabilitas serta dimonitor dan diawasi,” ujar Yuddy dalam jumpa pers di Jakarta, Rabu (01/03).

 

Kepada seluruh pimpinan instansi pemerintah baik pusat maupun daerah, diminta menyusun petunjuk teknis beserta standar operasional prosedur (SOP) mengenai tata kelola kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor serta evaluasi pelaksanaannya yang efektif dan efisien.

 

Dijelaskan, peraturan ini mengatur semua kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, baik yang dibiayai APBN maupun APBD. Kegiatan ini terbagi dalam dua kelompok, yakni yang bersifat internasional yang diselenggarakan di dalam negeri, dan yang non internasional.

 

Kegiatan itu meliputi konsinyering, focus group discussion (FGD), pertemuan, rapat koordinasi, rapat pimpinan, rapat kerja, rapat teknis, workshop, seminar, symposium, sosialisasi dan bimbingan teknis. Adapun kelompok kedua meliputi penyelenggaraan sidang, konvensi, konferensi internasional, workshop, seminar, symposium, sosialisasi, bimbingan teknis sarasehan berskala internasional yang diselenggarakan di dalam negeri.

 

Untuk rapat di luar kantor yang dibiayai APBN dapat dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi setidaknya beberapa kriteria. Pertama, kegiatan dimaksud berskala internasional yang diselenggarakan di dalam negeri. Untuk pertemuan yang tidak berskala internasional,  harus memenuhi setidaknya satu kriteria sebagai berikut, yakni  memiliki urgensi tinggi terkait dengan pembahasan materi bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor.

 

Selain itu, tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri /instansi pemerintah di wilayah tersebut, tidak tersedia sarana dan prasarana yang memadai, lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta, baik transportasi maupun waktu perjalanan. “Untuk kegiatan non internasional ini, sekurang-kurangnya harus dihadiri oleh unsur unit kerja eselon I lain atau pemerintah daerah maupun masyarakat,” lanjut Yuddy.

 

Untuk kegiatan yang bersifat non internasional di luar kantor yang dibiayai dari APBD, dapat dilaksanakan jika tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/instansi pemerintah di wilayah tersebut, dan tidak tersedia sarana dan prasarana yang memadai. Selain itu, lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta, baik sarana transportasi maupun waktu perjalanan.

 

Menteri Yuddy menambahkan, untuk mewujudkan akuntabilitas, setiap kegiatan tersebut diatas  maka perencanaan, pelaksanaan, pelaporan kegiatan harus disusun dan ditandatangani oleh penanggungjawab kegiatan dan disampaikan kepada unit pengawas internal.

 

Pertemuan atau kegiatan yang wajib dihadiri unsur eselon I lain, pemda atau masyarakat, harus dibuktikan dengan surat pernyataan keterbatasan sarana dan prasarana untuk penlenggaraan rapat di luar kantor, baik  milik sendiri maupun maupun milik instansi pmerintah lain dari penanggungjawab kegiatan. “Setiap kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor harus memiliki output/hasil yang jelas. Hal itu dibuktikan dengan transkrip rapat, notulensi rapat dan/atau laporan, serta daftar hadir peserta rapat,” imbuhnya.

 

Untuk pemantauan dan evaluasi rapat di luar kantor yang dilaksanakan oleh kementerian/lembaga dan pemda, hasilnya harus disampaikan kepada unit pengawas internal masing-masing instansi yang dilengkapi dengan data-data pendukung. Hasil pemantauan dimaksud disampaikan setiap 6 bulan sekali kepada Deputi Bidang Reformasi Birokrasi, Akuntabilitas Aparatur dan Pengawasan Kementerian PANRB, yang selanjutnya disampaikan kepada Presiden dan Wakil Presiden.

 

Untuk menunjang keberhasilan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, maka Sekjen, Sesmen, Sestama, Sekda diminta menyusun petunjuk teknis beserta SOP mengenai tata kelola kegiatan pertemuan rapat di luar kantor yang efektif dan efisien. Sedangkan unit pengawasan internal masing-masing instansi diminta menyusun petunjuk teknis beserta SOP mengenai tata cara pengawasan dan evaluasinya.